Schnell und fehlerfrei Dokumente erstellen
Angebote, Berichte, Protokolle: Der DocumentGenerator ist das Werkzeug für Ihre wiederkehrenden Dokumente. Durch individuell eingerichtete Formulare erhalten Sie sofort fertige PDFs in Ihrem Design.
- Schneller ausgefüllt. Ihre Formulare fragen nur ab, was das jeweilige Dokument wirklich braucht.
- Weniger Fehler. Layout, Logo und Schrift liegen fest und lassen sich nicht verstellen.
- Perfekt zugeschnitten. Auf Ihr Unternehmen abgestimmt und in Ihre Prozesse integriert.
Ein Dokument hat tausend Wege, kaputtzugehen.
„Ups, in Paragraph 3 steht noch der falsche Kundenname." „Oh, das hier sind ja noch die alten Preise." „Verdammt, ich wollt doch nur das Bild ändern."
Dokumente in Word oder Excel sind mühsam auszufüllen, Daten werden von Hand aus anderen Systemen übernommen, und Fehler passieren dabei häufig: im Layout, in den Zahlen, im Text. Der Auftritt beim Kunden wirkt uneinheitlich, manchmal geht echtes Geld verloren, und am Ende schauen Sie über jedes Dokument drüber oder machen es am besten gleich selbst.
Ein Formular. Ein PDF. Fertig.
Unser DocumentGenerator ist eines von vielen Werkzeugen, die wir einsetzen, um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Jede Dokumentart bekommt ihr eigenes Formular und ihre eigene Vorlage. Sie tragen nur noch den Inhalt ein, alles andere ist schon erledigt.
- Formular ausfüllen Sie sehen genau die Felder, die dieses Dokument braucht. Keine Menüs, keine Formatierung, nichts, was ablenkt.
- Daten kommen aus Ihren Systemen Kontakte, Preislisten oder Artikel werden übernommen, statt abgetippt zu werden, sofern eine Anbindung besteht.
- Vorlage greift automatisch Layout, Logo und Schrift kommen aus Ihrem Design. Es gibt keinen Knopf, mit dem sich das verstellen ließe.
- PDF ist fertig Ein Klick, ein fertiges Dokument. Beim nächsten Mal sieht es genauso aus, unabhängig davon, wer es erstellt hat.
Passt das zu Ihnen?
Der DocumentGenerator hilft Ihnen, wenn Sie mindestens ein Dokument in ähnlicher Form für viele verschiedene Kunden erstellen.
Passt gut, wenn …
- Sie Ihre Dokumente heute von Hand erstellen: in Word, in Excel oder auf Papier
- Sie Probleme mit Fehlern und uneinheitlichen Dokumenten haben
- Sie einen Partner suchen, der Sie bei der Automatisierung Ihrer Prozesse unterstützt
Passt eher nicht, wenn …
- Ihre Dokumente jedes Mal komplett anders aufgebaut sind
- Sie Vorlagen selbst bauen und frei anpassen möchten
Typisch bei Ingenieur- und Planungsbüros, Sachverständigen, Immobilienverwaltungen, Wartungs- und Inspektionsdiensten sowie Bau- und Handwerksbetrieben.
YWS als Ihr Automatisierungspartner
Yorreck Wagner Solutions ist Ihr Automatisierungspartner aus Köln. Wir schauen uns an, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird, und automatisieren die Stellen, an denen es sich lohnt. Der DocumentGenerator ist eines der Werkzeuge dafür, nicht das Ziel.
Unsere Beratung ist darauf ausgerichtet, Sie zu entlasten und die beste Lösung für Ihren Betrieb zu finden. Nicht immer sind unsere Produkte die beste Wahl für Sie. In diesem Fall unterstützen wir Sie auch bei der Suche und Einführung alternativer Lösungen. Sollten Sie sich für den DocumentGenerator entscheiden, richten wir Ihre Formulare und Vorlagen ein, binden Ihre Systeme an und bleiben dabei, wenn sich etwas ändert.
Dies ist kein Softwarekauf, sondern ein Automatisierungsvorhaben. Anstatt Ihnen die zusätzliche Arbeit aufzubürden, eine fremde Software zu konfigurieren und zu managen, werden wir Teil Ihres Teams und arbeiten mit Ihnen zusammen an der Umsetzung und Einführung.
Vorlagen und Formulare entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen und holen unterwegs Ihr Feedback ein. Kostenpflichtig wird es erst, wenn das Ergebnis überzeugt und produktiv im Einsatz ist. Passt es früh erkennbar nicht, beenden wir es, ohne dass Kosten entstehen.
Warum reichen normale Vorlagen nicht?
Weil Vorlagen sich verändern lassen. Layout verrutscht, Formulierungen unterscheiden sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, Zahlen werden per Hand übertragen. Der DocumentGenerator nimmt diese Freiheit bewusst weg: ein Formular je Dokumentart, ein festes Ergebnis.
Kann meine Branchensoftware oder mein ERP das nicht schon?
Meist deckt sie den Kernprozess ab, etwa Angebote, mit generischen Vorlagen. Für die vielen weiteren Dokumente eines Betriebs gibt es dort selten etwas Passendes, und Erweiterungen sind oft teuer oder deutlich größer als der eigentliche Bedarf. Wir ersetzen bestehende Systeme nicht, sondern ergänzen sie und binden sie an, wo eine Schnittstelle vorhanden ist.
Geht das auch ohne Schnittstellen?
Ja. Rein manuell funktioniert der DocumentGenerator vollständig eigenständig: Sie füllen das Formular aus, das PDF entsteht. Eine Anbindung an Ihre Systeme ist optional und lässt sich jederzeit nachrüsten. Dann übernehmen wir Daten wie Kontakte oder Preise automatisch, und wo strukturierte Daten vorliegen, etwa im ERP, entsteht das Dokument ganz ohne manuellen Schritt.
Was lässt sich zusätzlich ergänzen?
Je nach Dokumentart zum Beispiel eine CRM- oder ERP-Anbindung, eine Mediagalerie für Bilder und Logos, Spracheingabe statt Tippen, KI-gestützte Textüberarbeitung, Rechtschreib- und Plausibilitätsprüfung oder das Anfordern von Dokumenten per KI-Chat. Wir passen die Formulare auf Ihren Bedarf an und ergänzen Automatisierungen, wo sie einen Mehrwert liefern.
Muss ich das selbst konfigurieren?
Nein, bewusst nicht. Es gibt keinen Baukasten für Endnutzer. Formulare, Vorlagen und Anbindungen richten wir ein und pflegen sie. Ihr Team bekommt ein fertiges Werkzeug, an dem nichts kaputtgehen kann.
Was kostet das, und wie lange dauert die Einrichtung?
Beides hängt davon ab, mit wie vielen Dokumentarten Sie starten und wie weit Sie automatisieren möchten. Deshalb gibt es hier keine Preisliste, sondern ein Angebot, das zu Ihrem Umfang passt. Grundlage dafür sind Ihre konkreten Dokumente, die wir uns im Erstgespräch gemeinsam ansehen.
Ist das datenschutzkonform?
Ihre Dokumente enthalten häufig personenbezogene Daten, deshalb gehört das früh auf den Tisch. Die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt, und zur Zusammenarbeit gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Das konkrete Betriebsmodell stimmen wir auf Ihre Anforderungen ab.
Reden wir über Ihre Dokumente.
Bringen Sie eines Ihrer Dokumente mit. Wir schauen es uns gemeinsam an und klären, ob und wie sich das automatisieren lässt. Kostenlos und unverbindlich.